Nómina en Colombia 2026: guía completa de liquidación, PILA y nómina electrónica

La nómina es el proceso administrativo con menos margen de error de cualquier empresa. Un error en una factura se corrige con una nota crédito; un error en la nómina toca el bolsillo de una persona, la seguridad social, la UGPP, la DIAN y la confianza del equipo. Y en 2026 las reglas siguen cambiando: nuevo salario mínimo, recargo dominical al 90%, jornada de 42 horas y jornada nocturna desde las 7 p. m. Esta guía reúne lo que necesitas saber para liquidar bien y sin sustos.

Los valores base de 2026

Concepto	Valor 2026	Norma
Salario mínimo mensual (SMMLV)	$1.750.905	Decreto 1469 de 2025
Auxilio de transporte	$249.095	Decreto 1470 de 2025
Total para quien gana el mínimo	$2.000.000	Suma de los anteriores
Recargo dominical y festivo (desde 1-jul-2026)	90%	Ley 2466 de 2025
Jornada máxima semanal (desde 15-jul-2026)	42 horas	Ley 2101 de 2021
Jornada nocturna	7:00 p. m. a 6:00 a. m.	Ley 2466 de 2025

El auxilio de transporte se paga a los trabajadores que devengan hasta dos salarios mínimos y no hace parte del salario para efectos de aportes a seguridad social, aunque sí se incluye en la base de cesantías y prima.

Cómo se compone una nómina en Colombia

Liquidar la nómina es, en esencia, calcular tres bloques para cada empleado en cada periodo: lo que devenga, lo que se le descuenta y lo que la empresa aporta o provisiona.

1. Devengos

• Salario básico proporcional a los días trabajados en el periodo.
• Auxilio de transporte si aplica.
• Horas extra: diurnas con recargo del 25% y nocturnas del 75% sobre el valor de la hora ordinaria.
• Recargo nocturno: 35% sobre la hora ordinaria para el trabajo realizado en jornada nocturna.
• Recargo dominical y festivo: 90% desde el 1 de julio de 2026 (era 80% entre julio de 2025 y junio de 2026).
• Comisiones, bonificaciones y otros pagos, distinguiendo si son o no constitutivos de salario.
• Incapacidades, licencias y vacaciones pagadas en el periodo.

2. Deducciones

• Salud: 4% a cargo del trabajador.
• Pensión: 4% a cargo del trabajador.
• Fondo de solidaridad pensional: a partir de 4 salarios mínimos, con porcentajes crecientes.
• Retención en la fuente cuando aplique.
• Libranzas, embargos, aportes voluntarios y otros descuentos autorizados.

3. Aportes y provisiones del empleador

• Salud: 8,5% (con la exoneración prevista para ciertos empleadores sobre trabajadores que devengan menos de 10 salarios mínimos, según el artículo 114-1 del Estatuto Tributario).
• Pensión: 12%.
• Riesgos laborales (ARL): según la clase de riesgo, desde 0,522% hasta 6,96%.
• Caja de compensación familiar: 4%.
• ICBF (3%) y SENA (2%), con la misma lógica de exoneración que en salud.
• Prestaciones sociales: cesantías (8,33%), intereses sobre cesantías (12% anual sobre las cesantías), prima de servicios (8,33%) y vacaciones (4,17%).

Sumados, los aportes y provisiones pueden representar una porción significativa adicional sobre el salario, que varía según el nivel salarial, la clase de riesgo y si la empresa aplica o no la exoneración. Por eso conviene que el software calcule el costo laboral total por empleado y por área, no solo el neto a pagar.

Lo que cambió con la reforma laboral

La Ley 2466 de 2025 introdujo cambios que impactan directamente la liquidación. Los más relevantes para la nómina son:

Recargo dominical y festivo progresivo

Periodo	Recargo
Hasta junio de 2025	75%
Julio 2025 – junio 2026	80%
Julio 2026 – junio 2027	90%
Desde julio 2027	100%

Esto significa que una misma quincena puede requerir dos porcentajes distintos si el cambio de tarifa cae dentro del periodo. Un software que maneje parámetros con fecha de vigencia lo resuelve automáticamente; una hoja de cálculo, no.

Jornada nocturna desde las 7 p. m.

Desde el 25 de diciembre de 2025, el trabajo nocturno va de 7:00 p. m. a 6:00 a. m. Negocios que operaban en la franja de 7 a 9 p. m. sin recargo ahora deben pagarlo. Restaurantes, comercio, vigilancia, producción por turnos y logística son los más afectados.

Reducción de la jornada máxima

No viene de la reforma de 2025, sino de la Ley 2101 de 2021, que redujo la jornada gradualmente: 47 horas en 2023, 46 en 2024, 44 en 2025 y 42 horas desde el 15 de julio de 2026. Menos horas ordinarias significa que el valor de la hora cambia y que las horas que superen la nueva jornada se pagan como extra.

Prestaciones sociales: cómo y cuándo se pagan

Prestación	Valor	Cuándo se paga
Prima de servicios	Un salario mensual por año (30 días)	Mitad a más tardar el 30 de junio y mitad a más tardar el 20 de diciembre
Cesantías	Un salario mensual por año	Se consignan al fondo a más tardar el 14 de febrero del año siguiente
Intereses sobre cesantías	12% anual sobre las cesantías	Al trabajador, a más tardar el 31 de enero
Vacaciones	15 días hábiles por año trabajado	Se disfrutan; se compensan en dinero solo en casos permitidos
Dotación	Calzado y vestido de labor, tres veces al año	Para quienes devengan hasta 2 SMMLV: 30 de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre

Lo más sano financieramente es provisionar mes a mes estas obligaciones para que junio, diciembre, enero y febrero no sean meses de angustia en tesorería. Un buen sistema registra las provisiones en contabilidad automáticamente.

La PILA: aportes a seguridad social y parafiscales

La Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) es el mecanismo para pagar salud, pensión, riesgos laborales, caja de compensación, ICBF y SENA en un solo trámite. Se presenta mensualmente a través de un operador de información, con fecha límite según los últimos dígitos del NIT.

Los errores más frecuentes en la PILA son:

• Bases de cotización mal calculadas (por ejemplo, incluir el auxilio de transporte o excluir pagos salariales).
• Novedades no reportadas: ingresos, retiros, incapacidades, licencias, vacaciones, variaciones de salario.
• Clase de riesgo ARL incorrecta para el cargo.
• Días cotizados que no coinciden con los días liquidados en nómina.
• Errores de prorrateo en el ingreso base de cotización (IBC) cuando hay novedades en el mes.

Estos errores son los que suele detectar la UGPP en sus fiscalizaciones. Un software que genere el archivo de la PILA a partir de la misma liquidación de nómina elimina la doble digitación y las inconsistencias.

Nómina electrónica: qué es y cómo funciona

La nómina electrónica es el documento soporte de pago de nómina electrónica que los empleadores obligados deben generar y transmitir a la DIAN, regulado principalmente por la Resolución 000013 de 2021 y sus modificaciones. No reemplaza el pago ni la PILA: es un reporte digital, con firma electrónica, de lo que se pagó a cada trabajador.

Puntos clave

• Periodicidad: se transmite de forma mensual, aunque la empresa pague quincenal o semanalmente, consolidando los pagos del mes.
• Plazo: dentro de los primeros diez días hábiles del mes siguiente al pago.
• Importancia tributaria: es el soporte para que los costos y deducciones laborales sean aceptados en el impuesto de renta.
• Notas de ajuste: si hay errores, se corrigen con notas de ajuste, no con un documento nuevo.
• Transmisión: se puede hacer mediante la solución gratuita de la DIAN (con limitaciones de volumen y operatividad) o mediante un proveedor tecnológico.

El flujo correcto

1. Liquidar la nómina del periodo con todas las novedades.
2. Pagar a los trabajadores.
3. Al cierre del mes, consolidar los pagos de cada trabajador.
4. Generar y transmitir el documento soporte electrónico.
5. Recibir la validación de la DIAN y archivar.
6. Pagar la PILA del periodo.
7. Contabilizar la nómina, los aportes y las provisiones.

Cuando estos siete pasos ocurren en sistemas distintos, cada uno es una oportunidad de que los números no cuadren. En el módulo de nómina de Gibra, la liquidación alimenta la PILA y la contabilidad, y la información queda lista para la transmisión a través de un proveedor tecnológico habilitado.

Un ejemplo de liquidación paso a paso

Veamos un caso simplificado e ilustrativo: un operario de producción con salario mínimo que, en la segunda quincena de julio de 2026, trabajó un domingo de 8 horas y 6 horas nocturnas entre las 7 y las 10 p. m. (los valores son aproximados y no incluyen todas las variables posibles).

1. Salario de la quincena: $1.750.905 ÷ 2 = $875.452,50.
2. Auxilio de transporte de la quincena: $249.095 ÷ 2 = $124.547,50.
3. Valor de la hora ordinaria: depende de la jornada vigente. Con 42 horas semanales, el divisor mensual cambia frente a la jornada anterior; por eso el software debe recalcularlo según la fecha.
4. Recargo dominical: 8 horas × valor hora × 90%.
5. Recargo nocturno: 6 horas × valor hora × 35%.
6. Deducciones: 4% salud y 4% pensión sobre la base salarial (sin auxilio de transporte).
7. Aportes del empleador y provisiones sobre la base correspondiente.

El ejemplo muestra por qué una hoja de cálculo es frágil: el valor de la hora, los porcentajes y las bases dependen de la fecha y de la naturaleza de cada pago. Si cambias una fórmula en una celda equivocada, el error se propaga a todos los empleados.

Un proceso de nómina ordenado, quincena a quincena

Más allá de las fórmulas, la nómina falla cuando el proceso es desordenado: novedades que llegan tarde, aprobaciones por chat y cambios de último minuto. Un calendario interno claro evita la mayoría de los problemas:

1. Corte de novedades (por ejemplo, tres días hábiles antes del pago): horas extra, recargos, incapacidades, permisos, ingresos y retiros deben estar reportados y soportados.
2. Validación por los jefes de área: cada líder confirma las horas y novedades de su equipo. Si los operarios reportan desde un portal de planta, este paso se simplifica.
3. Preliquidación: el sistema calcula y genera un reporte de diferencias frente al periodo anterior. Variaciones grandes se revisan antes de aprobar.
4. Aprobación: gerencia o finanzas aprueba el total a pagar.
5. Pago y desprendibles: se dispersa el pago y cada empleado consulta su desprendible en el portal.
6. Cierre: contabilización, provisiones y, al final del mes, PILA y nómina electrónica.

Con este orden, las correcciones se hacen antes del pago y no después, que es cuando cuestan tiempo, reprocesos y confianza.

Liquidación al terminar un contrato

La liquidación final es uno de los momentos de mayor riesgo legal. Cuando termina una relación laboral, la empresa debe pagar todos los saldos pendientes: salario de los días trabajados, prima, cesantías e intereses proporcionales, vacaciones causadas y no disfrutadas, y, si la terminación es sin justa causa, la indemnización que corresponda según el tipo de contrato y la antigüedad.

Los errores típicos son calcular las prestaciones con una base equivocada, olvidar las vacaciones pendientes, no incluir los pagos variables habituales en la base o pagar tarde. El retraso en el pago de salarios y prestaciones al terminar el contrato puede generar sanciones moratorias significativas, por lo que conviene liquidar y pagar en la fecha de terminación. Antes de cualquier terminación, revisa el caso con tu asesor laboral y deja el soporte en el expediente digital del colaborador.

Contabilización de la nómina

La nómina no termina con el pago. Debe contabilizarse correctamente para que los estados financieros reflejen el costo laboral real. En la práctica colombiana es común separar el gasto según el rol del empleado:

• Gastos de administración (grupo 51) para personal administrativo.
• Gastos de ventas (grupo 52) para el equipo comercial.
• Costos de producción (grupo 72 en el PUC tradicional) para el personal de planta.

Esta separación permite conocer el costo real de producir y de vender. Cada empresa y su contador pueden ajustar las cuentas según su política. En Gibra, la contabilización es automática y las cuentas se configuran desde el módulo de contabilidad.

Más allá de la nómina: gestión humana y SG-SST

La nómina es solo una parte de la relación laboral. Un sistema integrado también debería manejar:

• Expediente digital de cada colaborador: contrato, afiliaciones, documentos, historial.
• Novedades con soporte: incapacidades, licencias, permisos, vacaciones.
• Procesos disciplinarios con trazabilidad del debido proceso.
• Portal de autoservicio para que cada empleado descargue desprendibles y certificados.
• SG-SST: matriz de peligros, plan de trabajo, entrega de EPP e inspecciones. Ver la guía de SG-SST.

Puedes ver cómo se integra todo en gestión humana y SG-SST.

Nómina y producción: el costo laboral real

En empresas manufactureras y de servicios técnicos, la nómina no es solo un gasto: es parte del costo de cada producto o servicio. Si los operarios reportan en qué orden de producción o de trabajo invirtieron sus horas, el sistema puede asignar ese costo laboral a cada orden y calcular el margen real. Sin esa conexión, el costo de la mano de obra se reparte “a ojo” y los precios se fijan con información incompleta. Lo explicamos en la guía de software de producción para pymes.

Errores de nómina que más cuestan

Excel vs. software de nómina

Aspecto	Hoja de cálculo	Software de nómina integrado
Cambios normativos	Manuales, celda por celda	Parámetros con fecha de vigencia
PILA	Se digita aparte	Se genera desde la liquidación
Nómina electrónica	Proceso separado	Información lista para transmitir
Contabilización	El contador la digita	Asientos automáticos por centro de costo
Trazabilidad	Difícil saber quién cambió qué	Auditoría de cambios
Autoservicio	Desprendibles por correo uno a uno	Portal del empleado
Riesgo de error	Alto con más de 10 empleados	Bajo, con validaciones

Cómo elegir un software de nómina en Colombia

1. ¿Liquida todos los conceptos de la ley colombiana, incluidos los cambios de la reforma con su fecha de vigencia?
2. ¿Genera el archivo de la PILA desde la misma liquidación?
3. ¿Cómo gestiona la nómina electrónica: es proveedor tecnológico o se conecta con uno?
4. ¿Contabiliza automáticamente con cuentas configurables por tu contador?
5. ¿Tiene portal de autoservicio para empleados?
6. ¿Se integra con gestión humana, SG-SST y producción (para costeo)?
7. ¿Quién actualiza los parámetros cuando cambia la norma?

Si estás evaluando un sistema completo, la checklist para elegir un ERP en Colombia te ayudará a comparar.

Calendario de obligaciones laborales para no olvidar

Fecha	Obligación
Enero	Actualizar salario mínimo y auxilio de transporte; pagar intereses de cesantías (a más tardar el 31)
Febrero	Consignar cesantías al fondo (a más tardar el 14)
Abril	Primera entrega de dotación (a más tardar el 30)
Junio	Primera cuota de prima (a más tardar el 30)
Julio	Revisar cambios de recargo dominical y jornada que entran en vigencia a mitad de año
Agosto	Segunda entrega de dotación (a más tardar el 31)
Diciembre	Segunda cuota de prima (a más tardar el 20) y tercera dotación
Cada mes	PILA según calendario por NIT y nómina electrónica en los primeros 10 días hábiles

Conclusión

La nómina colombiana es exigente y cambiante, y 2026 lo confirma: nuevo salario mínimo, recargos dominicales que suben a mitad de año, una jornada que se reduce y un horario nocturno que empieza antes. Liquidarla bien requiere conocimiento y, cada vez más, un sistema que convierta la norma en parámetros, genere la PILA, prepare la nómina electrónica y contabilice sin digitación.

Si quieres ver cómo funciona con tus empleados y tus turnos, agenda una demo de Gibra.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el salario mínimo en Colombia en 2026?

El salario mínimo mensual legal vigente para 2026 es de $1.750.905, fijado por el Decreto 1469 de 2025. El auxilio de transporte es de $249.095, según el Decreto 1470 de 2025.

¿Cuánto es el recargo dominical en 2026?

Desde el 1 de julio de 2026 el recargo por trabajo en domingos y festivos es del 90%. Entre julio de 2025 y junio de 2026 fue del 80%, y en julio de 2027 llegará al 100%, según la Ley 2466 de 2025.

¿Desde qué hora es el recargo nocturno?

Desde el 25 de diciembre de 2025, la jornada nocturna va de 7:00 p. m. a 6:00 a. m., con un recargo del 35% sobre el valor de la hora ordinaria.

¿Cuándo se transmite la nómina electrónica?

De forma mensual, dentro de los primeros diez días hábiles del mes siguiente al pago, consolidando todos los pagos realizados a cada trabajador en el mes.

¿La nómina electrónica reemplaza la PILA?

No. La PILA es el mecanismo para pagar aportes a seguridad social y parafiscales. La nómina electrónica es el documento soporte de los pagos laborales ante la DIAN. Ambas son obligatorias y deben ser consistentes entre sí.

¿Qué pasa si el cambio de recargo cae en mitad de una quincena?

Cada hora debe liquidarse con el porcentaje vigente en la fecha en que se trabajó. Un software con parámetros por fecha de vigencia aplica automáticamente el porcentaje anterior y el nuevo dentro del mismo periodo.

Actualizado: 7 de noviembre de 2026